Primero arregla la fuente, luego el modelo
Cuando un asistente responde mal, muchas empresas cambian el mensaje o el modelo. A veces el problema es más básico: la información está vieja, duplicada o escondida. Una base de conocimiento reúne respuestas aprobadas y facilita encontrarlas. No es una carpeta llena de PDFs. Es un sistema con fuentes, responsables, permisos, fechas y pruebas. La IA puede recuperar un fragmento útil, pero no sabe cuál versión manda si tú no lo defines.
OpenAI describe file search como una herramienta para recuperar información relevante desde archivos y usarla al responder, por ejemplo en preguntas frecuentes. Microsoft permite añadir fuentes como SharePoint, OneDrive, conectores y sitios web a ciertos agentes. Las capacidades cambian por plataforma. La idea común es recuperación: buscar contenido relacionado y pasarlo al modelo. Si la búsqueda recupera basura, la respuesta tendrá una base débil.
Haz un inventario de preguntas, no de archivos
Empieza con cincuenta preguntas reales de clientes o del equipo. Agrúpalas: precios, entregas, devoluciones, producto, soporte, recursos humanos o procesos. Para cada pregunta, identifica la respuesta aprobada y su fuente. Si dos áreas responden distinto, no lo resuelve la IA. Define la política primero. Marca las preguntas que requieren revisar un sistema en tiempo real, como existencia o saldo. Esas no deben contestarse desde un documento mensual.
| Tipo de dato | Fuente adecuada | Frecuencia |
|---|---|---|
| Política de devolución | Documento aprobado | Cuando cambia la política |
| Existencia | API o sistema de inventario | Tiempo real o minutos |
| Manual de instalación | Documento por versión | Cada lanzamiento |
| Saldo de cliente | Sistema con autenticación | En cada consulta autorizada |
Escribe documentos fáciles de recuperar
Usa un título que describa la pregunta. Coloca una respuesta corta al inicio y detalles después. Separa temas distintos. Incluye alcance, excepciones, fecha de vigencia y responsable. Evita documentos escaneados cuando puedas conservar texto. Las tablas complejas, notas al pie y diseños de varias columnas pueden perder sentido al extraerse. Prueba cada formato con la herramienta elegida en vez de asumir que todo PDF se entiende igual.
Microsoft advierte que un sitio indexado puede entregar información incompleta o antigua cuando el contenido cambia de forma dinámica. Para datos estructurados y frecuentes, recomienda fuentes o interfaces más adecuadas. Una lista de precios actualizada cada hora no debe depender de una página almacenada ayer. Mantén documentos para conocimiento estable y conecta sistemas para hechos vivos. El asistente debe decir que no sabe cuando la fuente no está disponible.
Respeta permisos y separa públicos
No mezcles en un mismo índice manuales públicos, sueldos, contratos y expedientes. Crea colecciones por necesidad. Un asistente para clientes no necesita documentos internos. Un agente de recursos humanos no necesita ventas completas. Microsoft documenta controles como permission trimming, que limita resultados según los permisos del usuario. Confirma que tu implementación conserve esa protección y prueba con cuentas de distintos niveles.
Los permisos del archivo original no siempre se trasladan solos a otra plataforma. Revisa cómo se copian, indexan y eliminan datos. Pregunta si un documento retirado desaparece también del índice. Define retención y bitácoras. No cargues secretos, contraseñas o llaves. Si el asistente necesita ejecutar una acción, usa credenciales separadas y permisos mínimos. La base responde preguntas; no debe convertirse en una copia ilimitada del negocio.
