Respuesta corta: no esperes a que falle un movimiento afiliatorio. El acuerdo publicado el 16 de julio de 2026 aprueba la e.firma emitida por el SAT como certificado exclusivo para los actos que personas empleadoras o sujetos obligados realicen electrónicamente ante el IMSS dentro de su alcance. También deja sin efectos el NPIE y su certificado digital, con una transición de 90 días naturales. Usa el 30 de septiembre como meta interna de preparación, no como afirmación del último día jurídico.
Qué cambió y qué no debes asumir
El acuerdo ACDO.AS2.HCT.290626/176.P.DIR se publicó en el Diario Oficial el 16 de julio y entró en vigor al día siguiente. Aprueba el uso exclusivo de la e.firma del SAT para los actos electrónicos señalados. Deroga el uso del Número Patronal de Identificación Electrónica y su certificado expedido por el IMSS. Cuando una persona empleadora autoriza a un representante para actuar a su nombre, la vinculación debe hacerse exclusivamente mediante Escritorio Virtual. El representante y la persona representada firman con sus respectivas e.firmas.
Eso no significa que la nómina se apague automáticamente ni que todos los sistemas del IMSS cambien su pantalla al mismo tiempo. La obligación de pagar salarios, calcular cuotas y reportar movimientos sigue existiendo. El riesgo práctico aparece cuando el área necesita entrar, firmar o vincular a alguien y descubre que la e.firma venció, que la representación no está registrada o que sólo una persona conoce el proceso.
NPIE y e.firma: la diferencia operativa
| Punto de control | Esquema anterior | Preparación requerida |
|---|---|---|
| Certificado | NPIE y certificado expedido por IMSS | e.firma vigente emitida por SAT |
| Representación | Podía depender del flujo y acceso anterior | Vinculación exclusivamente en Escritorio Virtual |
| Firma de vínculo | Proceso heredado | Representante y representado usan su propia e.firma |
| Riesgo común | Dependencia del certificado y operador histórico | e.firma vencida, archivos perdidos o vínculo incompleto |
| Control recomendado | Guardar la costumbre del área | Inventario, prueba de acceso, evidencia y suplencia |
La e.firma no es una contraseña compartida. Cada firmante debe conservar el control de sus archivos y clave. Si un despacho opera trámites, no le entregues sin análisis una copia permanente de la identidad digital de la empresa. Primero define quién está autorizado, para qué actos, por cuánto tiempo y cómo se revoca el acceso. La vinculación de representante existe precisamente para separar identidades y responsabilidades.
A quién afecta dentro de una pyme
El cambio toca al representante legal, recursos humanos, contabilidad, despacho de nómina y operador de movimientos. Haz una lista por razón social y RFC. Agrega cada registro patronal, quién entra, quién firma y qué proveedor apoya. La hoja revelará dependencias de una e.firma personal o de un excolaborador.
Si el grupo tiene varias empresas, revisa cada e.firma y vínculo. No confundas el certificado de sello digital de facturación con la e.firma: tienen archivos y finalidades distintas. Verifica la e.firma de cada representada y representante.
Un calendario interno que deja margen
| Periodo interno | Resultado esperado | Señal de cierre |
|---|---|---|
| 6 al 14 de agosto | Inventario de empresas, registros, e.firmas y operadores | Todos los dueños y vencimientos están identificados |
| 17 al 28 de agosto | Renovaciones y recuperación de accesos necesarias | Cada firmante puede autenticarse |
| 31 de agosto al 11 de septiembre | Vinculación de representantes en Escritorio Virtual | Se guardó evidencia de cada vínculo |
| 14 al 25 de septiembre | Pruebas de acceso y procedimiento de contingencia | Titular y suplente completaron una prueba |
| 30 de septiembre | Meta interna de preparación | No quedan dependencias críticas sin responsable |
Este calendario es una herramienta de operación, no una prórroga ni un dictamen. Si la empresa tiene un movimiento real antes de esas fechas, debe presentarlo conforme a la regla aplicable. No inventes un alta, baja o modificación para probar. Usa las funciones de acceso y vinculación que permitan confirmar identidad sin alterar información de trabajadores. Si la plataforma exige una acción real para continuar, detén la prueba y consulta al IMSS o al especialista.
Siete pasos para migrar sin detener la operación
- Nombra a una persona dueña del proyecto. Debe coordinar recursos humanos, finanzas y al proveedor externo.
- Crea el inventario por empresa. Registra razón social, RFC, registros patronales, firmante legal, representantes, operador diario y proveedor.
- Comprueba vigencia de cada e.firma. Hazlo con anticipación y usa canales oficiales del SAT para cualquier renovación. No esperes al día de una baja urgente.
- Entra al Escritorio Virtual oficial. Confirma que la persona representada y el representante pueden autenticarse desde equipos autorizados.
- Realiza las vinculaciones necesarias. Ambas partes deben usar su propia e.firma. Guarda acuse, pantalla o evidencia que entregue el sistema.
- Prueba el procedimiento sin crear datos falsos. Verifica acceso, roles, registros visibles, descarga de evidencia y ruta de soporte.
- Documenta la contingencia. Define qué hacer si vence una e.firma, falla el portal, falta el titular o el despacho no está disponible.
